Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Smilebox AS Org.nr: 831 431 962 E-post: post@smilebox.no Telefon: +47 455 797 70

2. To ulike grupper

• Bookingkunden: den som sender forespørsel eller inngår leieavtale (privatperson, bedrift eller byrå).
• Gjester: personer som fotograferes eller filmes med Smilebox-utstyr på arrangementet.

3. Bookingkundens opplysninger (nettside og CRM)

Vi behandler navn, e-post, telefon, bedrift (valgfritt), arrangementstype/-dato/-sted, produktønske, melding, språk, henvisningsside, kampanjeparametre i lenken når de finnes, og en teknisk innsendings-id.

Formål: svare på henvendelser, gi tilbud, gjennomføre oppdrag og fakturere.

• Avtale / tiltak før avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b)
• Regnskap (art. 6 nr. 1 bokstav c)
• Drift og sikkerhet på nettsiden (art. 6 nr. 1 bokstav f)
• Markedsføring (nyheter og tilbud): kun ved eget samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a), som kan trekkes tilbake når som helst

3b. Bindende bestilling og betaling

En forespørsel er ikke bindende bestilling. Vi tar ikke imot kort- eller Vipps-betalinger på smilebox.no.

4. Gjestenes bilder og video

Utstyret kan ta bilder og video av gjester. Bookingkundens avtale med Smilebox er ikke alene tilstrekkelig avtalegrunnlag overfor gjestene. For gjestene vurderer vi lovlig grunnlag slik:

4b. Gjestearkiv

Nettsiden publiserer ikke et åpent gjestearkiv.

5. Behandlingsansvar ved ulike arrangementer

• Privatarrangement: Smilebox AS er behandlingsansvarlig for opptak, lokal lagring på utstyr, skygalleri og sletting, fordi Smilebox bestemmer utstyr, leveranseform og sletterutine.
• Bedriftsarrangement / byrå (utgangspunkt): Bookingkunden bestemmer formålet med fotograferingen (hvem som deltar, om det skal være fellesgalleri, og intern bruk). Smilebox leverer teknisk løsning (LumaBooth/fotoShare), opplasting og sletting etter skriftlige instruksjoner. Der Smilebox behandler gjesteopptak på vegne av kunden, skal det inngås databehandleravtale (DPA) med bookingkunden før behandlingen. Avvikende rollefordeling skal stå uttrykkelig i tilbud/kontrakt.
• Lumasoft LLC (LumaBooth / fotoShare Cloud, USA) er leverandør for Smilebox Light, Pro og 360. Når Smilebox er behandlingsansvarlig, er Lumasoft databehandler etter Lumasofts DPA (SCC i henhold til kommisjonsbeslutning (EU) 2021/914, og DPF der mottaker er listet). Når Smilebox er databehandler for en bedriftskunde, er underdatabehandlerrollen overfor Lumasoft avhengig av at dette er dekket i kundens DPA med Smilebox og i Lumasofts vilkår — dette må bekreftes kontraktsmessig per oppdrag og er ikke automatisk avklart for alle saker.

6. Hvordan gjester informeres og ber om sletting

• Synlig informasjon ved stand/utstyr (skilt eller skjermtekst) om at det tas bilde/video, at filer kan deles digitalt, og hvordan man tar kontakt.
• Bookingkunden skal varsle egne gjester eller ansatte der det er naturlig, særlig ved bedriftsarrangement.
• Ved individuell deling får mottaker tilgang til egne filer. Fellesgalleri følger avtalt innstilling.
• Innsyn/sletting: kontakt post@smilebox.no med arrangementsdato og, om mulig, gallerilenke eller omtrentlig tidspunkt. Vi sletter eller begrenser det vi kontrollerer. Ved bedriftsoppdrag der kunden er behandlingsansvarlig, kan vi henvise til kunden eller utføre sletting etter kundens instruks. Utskrifter gjesten allerede har tatt med, kan ikke slettes digitalt.

7. Lagringstid for digitale gallerier

• Standard: 6 måneder fra arrangementsdato.
• Alternativ: 3 måneder etter avtale.
• Lengre: kun særskilt avtale.
• Lokale kopier på Smilebox-utstyr slettes manuelt etter kontrollert levering, senest 7 dager etter arrangementet når levering er bekreftet, og alltid før utstyret overlates til neste kunde.
• Skygalleri i fotoShare slettes manuelt etter avtalt frist (6/3 måneder eller særskilt avtale). Det er ingen automatisk sletting hos Smilebox. Utført sletting dokumenteres. Sikkerhetskopier hos Lumasoft/fotoShare kan følge leverandørens egne dokumenterte sletterutiner etter at galleriet er slettet i tjenesten. Eksisterende gallerier og avtalte lagringsperioder endres ikke uten ny avtale.

8. Underleverandører

Kundehenvendelser fra nettsiden lagres i Pipedrive. Supabase brukes ikke til lagring av nye kundehenvendelser.

• Pipedrive – CRM for henvendelser og oppfølging (eneste system for nye kundehenvendelser fra nettsiden)
• Resend – e-post (kvittering, varsler og nyhetsbrevpåmelding)
• Vercel – hosting og tekniske logger
• Sanity – innhold på nettsiden
• Lumasoft LLC (LumaBooth / fotoShare Cloud, USA) – programvare og skygalleri for Smilebox Light, Pro og 360

9. Øvrig lagring

Forespørsler i Pipedrive som fører til tilbud eller oppdrag lagres så lenge oppfølging og oppdrag krever det. Henvendelser som ikke fører til oppdrag (f.eks. tapt/avslått eller uten videre dialog) slettes eller anonymiseres når opplysningene ikke lenger er nødvendige for oppfølging, og senest 24 måneder etter siste registrerte aktivitet — med mindre lengre lagring er påkrevd av lov (f.eks. bokføringsloven, normalt fem år for regnskapsmateriale). Markedsføringssamtykke lagres til det trekkes tilbake.

10. Dine rettigheter

Innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet, protest og tilbaketrekking av samtykke der vilkårene er oppfylt. Klage: Datatilsynet (datatilsynet.no). Kontakt: post@smilebox.no.

11. Informasjonskapsler

Vi lagrer cookie-valget ditt i nettleseren og kan huske valgt språk. Banneret lar deg også lagre valg for analyse, markedsføring og personlig tilpasning, men nettsiden laster ikke analyse- eller annonseskript i dag. Valgene lagres for når slik funksjonalitet eventuelt aktiveres senere.

12. Endringer og kontakt

Når teksten endres, publiseres ny versjon på denne siden med oppdatert dato.

Spørsmål: Smilebox AS, post@smilebox.no, +47 455 797 70.